Adviezen opbouwen
Uit Participatiewiki
Om tot een goed advies te komen, moeten een aantal stappen doorlopen worden.
Inhoud |
Een informatieronde
Om te kunnen vergaderen over het formuleren van een advies, moet er voldoende informatie zijn, bijvoorbeeld over wettelijke bepalingen, financiële marges, inhoudelijke beperkingen (wat is vooraf onbespreekbaar) en timing (wanneer wordt het advies ten laatste verwacht).
Maak een goede en correcte inventaris van deze randvoorwaarden. Het voorkomt onnodige discussies en zorgt uiteindelijk voor een beter advies.
Een onderzoeksfase
Adviesraden kunnen zelf een analyse maken om meer inzicht te krijgen in een of andere problematiek. Ze kunnen met betrokken burgers gaan spreken, of informatie inwinnen bij specialisten, al dan uit de eigen gemeente. Zo’n analyse kan de basis vormen voor verdere gesprekken met organisaties die bij het probleem betrokken zijn.
Waarom geen onderzoek door een interne werkgroep, waaraan ook externe deskundigen kunnen deelnemen?
Probleemdefiniëring
Een goede oplossing uitwerken voor een probleem vraagt om een duidelijke probleemstelling. Het probleem moet ook vanuit verschillende gezichtspunten worden bekeken. De neiging is meestal om (te) vlug over oplossingen te praten.
Werk in verschillende werkgroepen, die elk vanuit hun positie knelpunten kunnen aangeven. Je kan al die informatie dan gezamenlijk bespreken in de vergadering of op een hoorzitting.
Uitgangspunten opstellen
In deze fase werkt de adviesraad aan een langetermijnvisie op het probleem. Wat willen we met deze oplossing bereiken? Wat is het belangrijkste en wat is bijzaak? Kortom: is het probleem al dan niet een prioriteit?
Leg steeds de probleemdefiniëring naast de algemene beleidsvisie van de adviesraad.
Oplossingen bespreken en advies formuleren
Pas hier wordt daadwerkelijk over de verschillende oplossingen gedacht. Belangrijk is dat deze oplossingen naast elkaar gelegd worden, afgewogen en getoetst worden op haalbaarheid. Er hoeft niet altijd één oplossing te worden uitgekozen, misschien kunnen verschillende elementen uit diverse oplossingen de optimale uitkomst brengen. Hoe dan ook: alles moet leiden tot een goed omschreven plan dat je duidelijk kan overbrengen naar de overheden en de bevolking.
Maak iedereen duidelijk wat de consequenties van de verschillende oplossingen zijn.
Planning, uitvoering en nazorg
De gekozen oplossing moet in een advies worden omgezet. Het kan gebeuren dat sommige groepsleden pas nu ten volle de consequenties van hun keuze beseffen en beginnen te aarzelen. Dan moet men terug naar de vorige stap en met deze groepsleden zorgvuldig de haalbaarheid en draagkracht van de andere keuzes nagaan.
Het advies bekend maken aan het bestuur
Zorg voor een gestructureerd overleg met het bestuur om uw adviezen vlot te communiceren langs duidelijke en snelle kanalen.
Maak het advies tijdig over aan alle gemeenteraadsleden. Dit bevordert de discussie.
Evaluatie
Neem tijd om na de advisering het resultaat en het proces te overlopen. Is het vooropgestelde doel bereikt? Gebeurde dit op een efficiënte manier?