Omgaan met conflicten
Uit Participatiewiki
Inhoud |
Inleiding
Tegenstelling, verschil van mening, een andere stijl en temperament om dingen aan te pakken, niets is meer vanzelfsprekend om er onenigheid over te krijgen. Perfectie is niet van onze wereld. Overal waar mensen elkaar ontmoeten en communiceren, ontstaan er conflicten. Mensen kennen spanningen en frustraties, storen zich aan het gedrag, de houding, de verlangens en opvattingen van hun medemens, zeker wanneer ze met deze moeten samenwerken, al dan niet in een hiërarchisch verband. Extra moeilijk wordt het als je “lastige” medewerkers tegenover je krijgt, bvb. het soort van eeuwige dwarsliggers die wat je ook doet toch strijd en bonje oproepen. Dan worden je sociale vaardigheden wel extra op de proef gesteld. Ook bij conflict vallen mensen snel terug op routinegedrag dat hun waarnemen, denken en handelen zal kleuren volgens “beproefde patronen”. Die macht der gewoonte leidt tot een verkeerd kaderen van een probleem, tot het fout hanteren van een formule die vroeger succes had. Onderken tijdig die valkuil en pas je stijl van conflicthantering aan volgens de omstandigheden.
Hoe ontstaat een conflict?
In de literatuur over conflicten wordt voor de analyse het eenvoudig ABC-model van J. Galtung gebruikt, bekend onder de naam van conflictdriehoek. In elk van de aangrijpingspunten kan het conflict uitbreken en de andere hoekpunten in het conflict betrekken. Een principiële discussie over een te kiezen strategie (A = conflictstof) kan frustrerend zijn voor één van de partijen die daardoor agressief wordt (A = een op conflict toegespitste houding), wat op zijn beurt conflictgedrag bij een andere deelnemer kan oproepen (B). Voor men er zich rekenschap van geeft escaleert het conflict omdat de aangrijpingshoeken die bij het conflict worden betrokken de neiging hebben elkaar te versterken. Vanzelfsprekend kan een conflict starten zowel in A, B of C en met of tegen het uurwerk het conflict op de spits drijven door de andere hoeken erbij te betrekken. Kenmerkend voor heel wat conflicten is dat de oorspronkelijke aanleiding ondergesneeuwd geraakt. Dat maakt de conflictbeheersing, laat staan de oplossing ervoor, des te moeilijker, omdat snel onvergeeflijke dingen worden gezegd of gedaan.
Een eerste oriëntatie
Wanneer schade aan iemands belangen het punt van het aanvaardbare overschrijdt of wanneer de
tegenstelling voor een van de partijen als onverzoenbaar overkomt, kan een botsing niet uitblijven.
Laat toe dat het conflict aan de oppervlakte komt, want valse consensus schaadt de relatie op
blijvende wijze. Laat niet toe dat het conflict escaleert en ontaart in roepen en tieren. Doe dat door in
de eerste plaats jezelf in de hand te houden.
Hoe jezelf blijven?
• Wees maximaal meester over je eigen reactie. Adem diep en bedenk dat wie een conflict uitlokt
dat niet altijd doet om zijn eigen zin te krijgen.
• Kalm blijven doe je door je voorlopig van het heikel thema, de aanleiding, het onderwerp te
distantiëren; door voor te stellen er later op terug te komen.
• Stel een reële afkoelingstijd voor.
• Gebruik de afkoelingsperiode om nuchter over de netelige kwestie na te denken.
• Lieg jezelf en de ander niets voor.
Conflicten hanteren vergt maatwerk
Er bestaan geen instapklare formules die een conflict in een handomdraai kunnen oplossen. Elke
aanvaring met iemand vreet aan de persoonlijke energie. Elk conflict vraagt grondige analyse en
een keuze over hoe je denkt het in de gegeven omstandigheden het best te kunnen oplossen. Er is
nooit garantie op positief resultaat. Daarom is ervaring en kennis van het eigen gedrag bij conflict
zo belangrijk. In wat volgt, wordt het conflicthanteringmodel van Kenneth Thomas en Ralph Kilman
gebruikt voor meer inzicht in en keuze van aanpak.
Tot slot van deze fiche over conflict volgen enkele hulpmiddelen om effectiever uw gesprekspartner
te beïnvloeden of door deze beïnvloed te worden. Pas daarvoor het model van Thomas & Kilman toe
op je persoonlijke stijl van communiceren, leer actief te luisteren en samen te vatten.
Hoe conflict voorkomen?
Kenneth Thomas en Ralph Kilman ontwikkelden een zeer handzaam model om met conflicten om te gaan. Als mensen botsen in wat ze willen, vertonen ze gedrag dat je tegenover mekaar kunt plaatsen op twee assen. De eerste as, die van de wederzijdse assertiviteit, geeft de mate aan waarop elke opponent de eigen verlangens wil realiseren. De tweede as geeft aan hoe bereid elke opponent is om de ander tegemoet te komen.
Vijf situaties zijn mogelijk om conflicten te hanteren waarbij je zelf betrokken partij bent: vermijden, toegeven, vechten, compromis zoeken, samenwerken. Analyseer je houding bij elk van de mogelijkheden.
Je wil conflict vermijden
Voor een openlijke botsing en tegelijk niet bereid bent om iets toe te geven, dan wordt het conflict vermeden maar wellicht enkel tijd gewonnen. Je bent dan noch assertief noch bereid aan de ander iets te gunnen. Je weigert eigenlijk om de confrontatie aan te gaan. Je kan dat tactvol doen omdat je meent dat de tijd niet rijp is om de netelige kwestie onmiddellijk op te lossen. Intussen kunnen de gemoederen wel tot bedaren komen.
Wat zeg je?
- Kunnen we dit probleem voor het ogenblik niet laten rusten?
- Ik stel voor om dit punt later te behandelen als we meer informatie hebben, als we die of die ook in deze zaak gehoord hebben.
Wat doe je?
Bouw tegenmacht op door:
- Effectief informatie in te zamelen;
- Door de conflictstof te analyseren;
- Door na te gaan of de aanleiding geen symptoom is van een meer fundamentele kwestie.
Je geeft toe
Meestal doe je dat niet voetstoots maar na een ernstige discussie. Je bent dan weliswaar niet assertief, wel verzoenend naar de ander. Je verwaarloost je eigenbelang om het punt van de ander in te willigen. Toon dan dat je redelijk bent. Voor het overige is het wel nuttig dat je leert hoe je nee moet zeggen.
Wat zeg je?
- Oké ik ga akkoord met je visie.
- Alles wel overwogen vind ik dat jouw idee meer kans op succes heeft.
- Ik heb heel wat geleerd uit deze discussie en we doen wat jij voorstelt.
Waarom geef je toe?
- Misschien besef je dat je ongelijk hebt. Geef dat dan ruiterlijk toe.
- Wanneer de kwestie voor je opponent belangrijker is dan voor jou. Stel dan een gebaar van goede wil om de goede relatie te behouden.
- Om door je goedgeefsheid in een betere positie te staan wanneer later problemen aan bod komen die voor jou echt doorwegen.
- Wanneer je als voorzitter, chef of coördinator de groep of het team op één lijn wil houden en verdeeldheid absoluut dient te worden vermeden.
- Om het medelid of de medewerkster de kans te bieden iets uit te testen en zo te laten leren van de fouten.
Je gaat het gevecht aan
Als beide partners willen winnen en assertief op hun strepen blijven staan, resulteert dat onvermijdelijk in vechtgedrag. Je komt beiden openlijk op voor je rechten, voor je standpunt. Wie gelijk heeft is van geen tel. Het gaat er nu om, om gelijk te krijgen. Vechten is dus gericht op macht. Daarvoor worden tal van wapens in het geweer gebracht: elkaar overreden, beroep doen op gezagsargumenten als positie en anciënniteit, dreigen met sancties. Maak zo nodig gebruik van je functie en hak de knoop door. Neem een rechte houding aan zonder hautain te zijn.
Wat zeg je?
- Ik begrijp je standpunt, maar nu wil ik dat dit zo gebeurt, dat je dit nu zo afhandelt.
- Ik beëindig deze discussie. Als voorzitter, chef, coördinator is dit de beslissing.
- Ik ben geschokt door je houding. Ik wil niet dat je je zo nog ooit gedraagt.
Waarom vecht je?
- Als de kwestie te belangrijk is om te laten aanmodderen en er dus doortastende beslissingen dienen genomen, bvb. in geval van nood, bij absoluut gebrek aan tijd, enz.
- Wanneer je in het kader van het algemeen belang van de groep of de organisatie onpopulaire maatregelen moet nemen, zoals snoeien in het budget, het nemen van tuchtmaatregelen, het ontslaan van medewerkers.
- Als je weet dat je niet mag toegeven op punten die voor de organisatie van levensbelang zijn.
- Wanneer je jezelf moet beschermen wegens het misbruik dat men maakte van vroeger toegestane gunsten.µ
Je zoekt een compromis
Ergens halfweg tussen assertief zijn en toegeven ligt een tussenweg die aan beide partijen voor een deel voldoening kan geven of aanvaardbaar is om uit de impasse te geraken. Er wordt niet echt gevochten, niet volledig toegegeven. Het probleem wordt wel aangepakt, bvb. door de koek in twee te delen, door wederzijdse toegevingen, om door zakelijk te onderhandelen te komen tot een vergelijk. Essentieel in elke onderhandeling is dat je weet wat je gaat doen wanneer er geen compromis uit de bus zou komen. Dat geeft je marge aan bij het bereiken van een overeenkomst.
Wat zeg je?
- Om uit de moeilijkheid te geraken, stel ik voor om het verschil in twee te delen.
- Kunnen we geen tussenoplossing vinden door …
- Ik denk dat we niet op elkaar moeten gaan afdingen maar dat we met open kaart te spelen een werkbaar akkoord kunnen maken.
- Als we mekaar halfweg zouden tegemoet komen dan …
Waarom een compromis sluiten?
- Als de inzet voor beide wel hoog is, maar niet zo dat er geen overeenkomst kan worden gevonden die min of meer aan elke partij iets gunt.
- Als je tegenstander iemand is die over veel macht beschikt (bvb. een gemeentelijke dienst) en die je later ook zo wie zo nodig hebt.
- Als je een ingewikkelde kwestie enkel voorlopig kan regelen.
- Als je beiden onder tijdsdruk zit.
- Als alle andere benaderingen geen uitkomst bieden.
Wat doe je?
- Leer effectief onderhandelen zodat je betere deals kunt sluiten. Verwar bvb. je huidig standpunt niet met je belangen. Een standpunt is een eis die je inbrengt; een belang is de factor die maakt dat je die of die eis stelt.
- Ga vooraf na wat je essentiële belangen zijn en die van de tegenpartij. Ga na wat de mogelijke opties zijn. Ga na wat een eerbaar/eerlijk compromis zou zijn.
- Vraag wat de belangen van de andere zijn. Als die dat niet kan of wil, noem dan zelf enkele opties. Kijk naar de reactie daarop.
- Start het gesprek met gemeenschappelijke belangen of streefdoelen. Dat helpt de verstandhouding en het gesprek.
- Bespreek daarna de geschilpunten en tracht tot een ruil te komen. Ik geef je dit als jij mij dit geeft.
- Argumenteer om de tegenstellingen op te lossen.
- Ook bij een overeenkomst waar je al mee tevreden bent, moet je blijven zoeken hoe je meer uit het akkoord kan halen. Doe een voorstel dat jou weinig of niets kost maar dat voor de tegenpartij nog voordeliger is. Dit verbetert voor de toekomst de relatie en het leidt tot betere voorwaarden.
Je wil samenwerken
Samenwerken is mogelijk als beide zelfzeker zijn en tegelijk bereid om toe te geven en de relatie niet op te blazen. Dat geldt ook voor aartsrivalen en vroegere vijanden die toch allianties sluiten omdat ze zo wederzijds de risico’s verminderen of toegang krijgen tot een betere oplossing voor een gesteld probleem. Toch zijn ook hier spanningen en verschil van mening normaal. Beide moeten wel bereid zijn om zich in te spannen en zo een gemeenschappelijke oplossing te vinden. Dat wordt gemakkelijker wanneer beide beseffen dat ze elkaar nodig hebben. Tolereer daarom dat een oplossing tijd vergt en spreek een haalbare termijn af om het probleem ten gronde aan te pakken.
Wat zeg je?
- Deze negatieve aangelegenheid is voor ons beiden te belangrijk om erover rancuneus te zijn.
- Hoe kunnen we beiden uit deze situatie leren?
- Laten we onze inzichten en argumenten samen op tafel leggen en een creatieve oplossing vinden die voor ons samen voldoet.
Wat doe je?
- Analyseer heel concreet het probleem samen en spit alles gemeenschappelijk uit.
- Ga na op welk niveau zich het geschil situeert. Is dat op het intermenselijke vlak, dat van de aanpak, de inzet van middelen, van de gekozen prioriteiten?
- Zoek samen naar een alternatief dat tegemoet komt aan de wederzijdse wensen en inzichten.
- Baken daarvan zorgvuldig de voorwaarden af alsook de bijdrage van iedere betrokkene.
- Breng de oplossing ook samen in uitvoering en evalueer ze.
Je vindt geen gemeenschappelijke oplossing
- Ga na of het probleem nog even kan blijven rusten.
- Stel voor om de hulp van een onafhankelijke derde in te roepen om te arbitreren of het geschil op te lossen.
- Stel eventueel een commissie van “wijzen” in, bvb. samengesteld met oud-voorzitters, externe deskundigen.
- Leg vooraf vast wat je met het advies zal doen.