Vergaderen
Uit Participatiewiki
Inhoud |
Inleiding
"Die vergadering? Ik had mijn tijd wel beter kunnen besteden! Geldverspilling! Onnodig geklets!"
Vergadertijgers worden ze genoemd, personen die erg veel vergaderen. Vergaderen mag geen doel op zich worden. Vergaderen kost niet alleen veel tijd, maar ook veel geld. Efficiënt vergaderen is de boodschap! Daarom moet men steeds kritisch afvragen of een vergadering wel echt nodig is. Vergader niet, omdat een bijeenkomst is gepland, maar alleen als er substantiële punten te bespreken zijn.De meest hardnekkige vergaderproblemen zijn saaiheid en geringe besluitvaardigheid. Bij dergelijke structurele problemen is het noodzakelijk het hele vergadercircuit van de organisatie onder de loep te nemen en in goede banen te leiden. Dat kan, gezien de enorm hoge kosten van vergaderen, zeer lonend zijn.
Als vrijwilliger, in welke hoedanigheid dan ook bestuursvrijwilliger, campagne- of projectvrijwilliger, word je vast en zeker geconfronteerd met vergaderen en de vergadercultuur van de organisatie. Welke rollen zijn er in een vergadering? Welke regels moeten we naleven? Hoe kunnen we efficiënter vergaderen?
Of je nu als vrijwilliger deelneemt aan een vergadering of deze voorzit, het is steeds belangrijk over de nodige kennis en vaardigheden te beschikken op het vlak van vergaderen. Zoniet kan dit tot demotivatie leiden en haakt de vrijwilliger af. Daarom willen we de vrijwilliger een aantal tools aanreiken om op een deskundige en aangename manier te functioneren binnen het vrijwilligerswerk.
Wat is vergaderen?
Omschrijving
= een ander woord voor bijeenkomen
Men komt bijeen om over een aantal belangrijke zaken te spreken of na te denken. Er wordt overlegd over een bepaalde taak.
= zakelijke bespreking: inhoudelijk georiënteerd gesprek, gepland en onder leiding, mondt steeds uit in een gemeenschappelijk besluit
Pijlers en structuur
Een vergadering is opgebouwd uit de volgende elementen:
- Het onderwerp: Wat wordt er besproken en hoe? Met welk doel en onder welke voorwaarden?
- De deelnemers: Wie praat met wie, op welke manier en onder welke omstandigheden?
- De organisatie: Waar en wanneer wordt er gepraat en welke hulpmiddelen worden er gebruikt?
De structuur van een vergadering ziet er als volgt uit:
- Contact- en introductiefase
De aanwezigen verwelkomen en de vergadering openen.
De vergaderprocedure vastleggen met o.a. de volgende basisinformatie: onderwerp vergadering, doel en verloop, besluitvormingsprocedure,vergadertijd, wijze van notuleren, motivatie van de deelnemers (verwachte inbreng, aanmoediging tot vrijuit spreken)
- Informatieve fase
Het onderwerp schetsen (in een bondig en helder betoog) om de deelnemers te informeren en te oriënteren met het oog op discussie.
De kernpunten voor de discussie samenvatten.
- Discussiefase
Informatie verzamelen, samenvattingen geven.
- Besluitvormingsfase
- Afsluitingsfase