Vrijwilligersbeleid
Uit Participatiewiki
Inhoud |
Inleiding
Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn visie op vrijwilligerswerk. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.
Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid - dat aansluit op maatschappelijke trends in het vrijwilligerswerk (zie hedendaags vrijwilligerswerk) - is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.
Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge verschillen. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.
Wat is vrijwilligersbeleid?
Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”(Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq).
Waarom vrijwilligersbeleid?
• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie.
• Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers.
• Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.(Ibid).
Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid?
• De vrijwilligers zelf;
• De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers;
• In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken;
• Het bestuur of de directie van de organisatie.
Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk.
Inhoud van het vrijwilligersbeleid
Enkele uitgangspunten voor een vrijwilligersbeleid:
• De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie;
• De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats.
• Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant.
Onderdelen van het vrijwilligersbeleid:
1. Analyse van de organisatie
2. Visie op het werken met vrijwilligers
3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers
4. Werving, selectie, introductie en beëindiging
5. Begeleiding
6. Waardering
7. Rechten & plichten
Analyse van de organisatie
Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.
Doelstellingen
We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?
Organisatiecultuur
Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?
Organisatiestructuur
Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?
Visie op het werken met vrijwilligers
Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de algemene visie van de organisatie. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)
Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers nodig om:
- vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient;
- de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers;
- de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen;
- het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).
De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere onderdelen:
- Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel?
- Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers?
- Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie?
- Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk?
- Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet?
- Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand?
- Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers
Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.
Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.
Werving, selectie, introductie en beëindiging
Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.
Werving en selectie
Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)
Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.
Voorbeeld van een wervingsplan (Verstraete 1994)
Onze organisatie
• Wat is ons imago, hoe zijn we gekend?
• Hoe ziet ons werkgebied eruit?
• Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen?
• Wat hebben wij vrijwilligers te bieden?
Het doel
• Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers?
• Hoeveel vrijwilligers zoeken we?
• Binnen welke termijn?
De doelgroep
• Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel?
• Waar vinden we zulke mensen?
De boodschap
• Wat gaan we vertellen?
• De vijf W’s:
. Wie zoek je
. Wat zijn de taken
. Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie
. Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht
. Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen
• Hoe zullen we het formuleren?
De communicatiekanalen
• Welke weg zullen we kiezen?
• Mensen mondeling aanspreken?
• Mensen schriftelijk aanspreken?
• De media gebruiken?
Zie ook wervingstechnieken.
Evaluatie van het plan
• Is ons doel goed geformuleerd?
• Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag?
Het draaiboek
• Wie doet wat, wanneer, hoe?
• Met welke middelen (begroting)?
Onthaal en introductie
Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel.
- inwerken in de taken;
- kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten
- verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.
Samenwerkingsovereenkomst
Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.
Beëindiging
Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedanken voor zijn inzet.
Begeleiding
Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger (zie ook motivatie behouden en versterken) en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er.
Enkele aandachtspunten
1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie?
• Wie geeft instructies aan vrijwilliger?
• Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten?
• Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten?
2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing?
• Rol van de coördinator van de organisatie
• Rol van vrijwilligerscoördinator
• Overleg / contactmomenten
Communicatie en informatie
Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.
Soorten informatie
• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen
• Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie
• Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen.
• Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.
Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.
Inspraak
Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is (zie ook inspraak van vrijwilligers). De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.
Scholing/vorming
Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.
Waardering
Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.
Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld:
• Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen
• Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers
• Attentie met feestdagen
• Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken
• Goede ontvangst
• Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers
• Verstrekken van certificaat en referenties
Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.
Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.
Rechten & plichten
Onkostenvergoedingen
Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden.
Ze zijn niet cumuleerbaar.
- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen)
Bv. treinticket, …
- forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008
≤ 29.05 euro/dag
≤ 1.161.82 euro/jaar
Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?
Verzekering
- Verplichte verzekeringen
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
- Niet verplicht, wel aan te raden
Verzekering ongevallen (lichamelijke schade)
Verzekering Rechtsbijstand
Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Uitkeringsgerechtigden
Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.
Geschillen
Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.
Vrijwilligershandleiding
De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over:
• de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur
• welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen
• op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen
• huisregels en afspraken die er zijn gemaakt
• taken en bevoegdheden van vrijwilligers
• Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken)
• Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad
• regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers
• waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen
• belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen
<references />
<references />